Материалы сайта
Это интересно
Документы делового общения
Акт Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. АКТ – справочно-информационный документ в системе организационно- распорядительной документации. Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распорядительных документов. В практике управления применяются и составляются акты многих разновидностей – ликвидации, проверки, экспертизы, приёма-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи-приёма работы и т. п., которые могут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона, трафарета и даже унифицированной утверждённой формы. Но общие правила составления и оформления и формуляр акта остаются едиными. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечётным. Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях заместителей руководителя и главных специалистов). В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции. Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т. п.) и представителями контролирующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций). В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии. На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояний, событий. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу. Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту. Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (продольном или угловом). В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа, название вида документа (АКТ); дата; регистрационный номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф утверждения. Название вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом прописными буквами. Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта. Регистрационные номера актов обычно проставляются при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т. п.). При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать. Реквизит «место составления» содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия. Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления». Он отвечает на вопрос «О чём?», начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отлагательного существительного. В заголовке акта обычно отражается цель его составления, цель работы комиссии: Текст акта состоит, как правило, из двух логических составных частей: введение – изложение (вводной и констатирующей). При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой содержится выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт. Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав её членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка. Например: Основание: приказ генерального директора от 10.03.04 №42 «Об обеспечении сохранности документального фонда акционерного общества БиГ» Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через межстрочный интервал от левого поля. Характерный оборот текста «Составлен комиссией:» располагается через 2 межстрочных интервала ниже слова «Основание» и заканчивается двоеточием. Составлен комиссией: Председатель - исполнительный директор Прохоров И.О. Члены комиссии: 1 Управляющий делами Баринов П.Е.; 2 Член Совета директоров Воронин С.Д. Через 2 межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей её членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых случаях в актах полные названия должностей, т. е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами; список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1.5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей. Во вводной части акта также могут быть указанны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т. п.). Например: Присутствовали: заведующий архивом Журавлёв Л. А. Подобная формализация вводной части текста акта делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы, нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что …», который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен. Констатирующая часть текста, отражающая существо и результаты работы комиссии, представляет собой сплошной связной текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта. Например: 15 марта 2004 г. комиссия провела экспертизу (проверку, приём-передачу дел по должности и т. п.); 16 марта 2004 г. инспектор отдела кадров Иванов И. И. сдал, а секретарь генерального директора Васильева В. В. приняла дело по должности инспектора отдела кадров фирмы «Салют». Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста. С красной строки указывается: «Составлен в … экземплярах:», а на отдельных строках от границы левого поля фиксируется место хранения (номер дела по номенклатуре дел) или адресат, которому направлен экземпляр акта. Например: Составлен в 3 экземплярах: 1 экземпляр – в дело № 03-12; 2 экземпляр – в Совет директоров; 3 экземпляр – в Управление по работе с персоналом. При наличии приложений к акту ссылка на них даётся в конце текста перед подписями. Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6- го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указывается. Например: Председатель комиссии И.А.Морозов Члены комиссии О.В.Аверина Т.Г.Болотова Н.В.Носов В.С.Сидоров Почти все разновидности актов подлежат утверждению или первым руководителем предприятия и организации, или его заместителями, по указанию, приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия, а также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением) или вышестоящей организацией. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе. УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания Правления 20.03.04 №2 Закрытое акционерное Общество Издательство «Дивина» УТВЕРЖДАЮ Коммерческий директор (личная подпись) В.П.Сидоров АКТ 21.03.04 4. №3 Москва О пересортице и недостаче печатной продукции Основание: устное распоряжение коммерческого директора от 20.03.04 Составлен комиссией: Председатель – старший товаровед коммерческого отдела Рогова В.И. Члены комиссии: 1. Экспедитор склада Суриков А.П. 2. Директор магазина Сухов Д.В. 20 марта 2004 г. со склада печатной продукции в магазин издательства «Дивина» поступило 100 пачек печатной продукции по товарно-транспортной накладной № 025 15627. При поэкземплярной проверке литературы было установлено: 1. По сводной накладной № 1318 значится 100 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 50 тыс. руб. 2. Фактически магазином получено 50 экземпляров книги Альбова А.С. на сумму 225 тыс. руб. и 50 экземпляров романа Хейли А. «Колёса» на сумму 15 тыс. руб. 3. Образовалась пересортица товарных фондов магазина и недостача в сумме 10 тыс. руб. Комиссия считает необходимым в трёхдневный срок доставить со склада издательства в магазин недостающие 50 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 25 тыс. руб. и накладную на полученные экземпляры книги А.Хейли. Составлен в 3 экземплярах: 1 экземпляр – в дело № 06-11; 2 экземпляр – на склад печатной продукции; 3 экземпляр – в магазин издательства. Председатель комиссии (личная подпись) В.И.Рогова Члены комиссии (личная подпись) (личная подпись) А.П.Суриков Д.В.Сухов ----------------------- О списании оборудования полиграфической лаборатории О выделении документов и дел к уничтожению О приёме-передаче дел по должности бухгалтера- операциониста
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17