Материалы сайта
Это интересно
Документы делового общения
Приказ Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности. Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия структурных подразделений, планированием, отчётностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными. Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение». Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа: 1 – изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии, с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации; 2 – выявление ранее изданных, поэтому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их не исполнения или особенностей выполнения; 3 – составления проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, чёткое формулирование распорядительных действий; 4 – оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание. Работы на третьем и четвёртом этапах подготовки приказа проводятся практически одновременно. Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарём-референтом по поручению руководителя. Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсулом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой. Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости. Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаге форматом А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа. В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты: наименование организации – автора (для учреждений и организаций в случае прямого подчинения указывается наименований вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии – полное); название вида документа (ПРИКАЗ); дата; рег. номер; место составление или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования. Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации – автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографическим способом, как правило, центровано. Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и располагается через два межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ её оформления (10 марта 2004 г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек). Регистрационный номер приказ по основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. Рег. номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25; № 30). Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном – в центре строки. В общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографическим способом, как правило, центровано. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Например: г. Белёв Тульской обл. г. Рязань с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл. При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение «г.» («город») не употребляется. Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и ёмким. Он начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чём?», формулируется с помощью отлагательного существительного («О создании…», «Об утверждении…») и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, «шлифуется» текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок. Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий. В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для…» или со сложных отымённых предлогов «В связи…», «С целью», которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например: «Для организации подготовки к открытию филиала…»; «С целью привлечения дополнительных средств…»; «В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела…». Следует помнить, что предлог «В целях…» до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка. Если распорядительные действия нуждаются в подобном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкцией с теми же предлогами «Для…», «В связи…», «С целью…» и т. п. Оборот «На основании вышеизложенного…» является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи. В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии…», «На основании…», «В связи…», «Во исполнение…», содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, рег. номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например: «В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.04 № 870 «О повышении тарифной ставки (окладов) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы…»; «Во исполнении Постановления Правительства Москвы от 20.02.04 № 838 «О дотации журнала «Моя Москва»…». Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием. Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать – с какого срока (или на какой срок). Например: «Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2003 года», «Внести с 01 июня 2003 г. следующие изменения в положение о персонале предприятия:» Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, чётко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому – что сделать – когда (к какому сроку). Например: «Коммерческому директору Васильеву С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 15.03.04.»; «Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в июне 2004 г.» или «Управлению кадров (Тюмина И. В.) организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 июня 2004 г.» В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу: «Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К.» Архаичные обороты типа: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» при формулировании пункта о контроле не допускаются. Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращённое, т. к. наименование предприятия или организации – автора указано в заголовочной части), личную подпись её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делаются. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа. Виза или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положения табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Например: (личная подпись) И.П.Васильев 11.03.04 Юрисконсульт (личная подпись) И.Г.Зверев 12.03.04 Грифы согласования оформляются по образцу: СОГЛАСОВАНО Заместитель начальника Государственной налоговой инспекции № 33 (личная подпись) И.О.Волков 17.03.04 СОГЛАСОВАНО Директор Департамента инженерного обеспечения Правительства Москвы (личная подпись) П.С.Павлов 18.03.04 Закрытое акционерное общество «Технопромэкспорт» ПРИКАЗ 22.03.04 № 131 Москва [О создании договорно- правового управления] Для улучшения правового обеспечения деятельности ПРИКАЗЫВАЮ: 1 Создать договорно-правовое управление акционерного общества «Технопромэкспорт». 2 Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно- правового управления на III квартал 2004 г. 3 Начальнику Управления по персоналу Акимову А. Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе. Председатель правления личная подпись Б.М. Петров СОГЛАСОВАНО Юрисконсульт Протокол заседания Правления 17.03.04 № 3 (личная подпись) Т.С. Шохин 18.03.04 Заместитель председателя правления (личная подпись) О.В. Степанов 18.03.04 Начальник Управления по персоналу (личная подпись) В.Т. Акимов 19.03.04
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17